컨퍼런스 기획 프로세스
💡 핵심 답변
100명 이상 컨퍼런스는 최소 12주 전부터, 아젠다 설계를 가장 먼저 시작하세요. 기획-준비-실행-운영 4단계로 나누고, 아젠다 확정 후 연사 섭외 순서를 지키는 게 핵심이에요.
"언제부터 준비해야 하나요?" 가장 많이 받는 질문이에요. 답은 규모에 따라 다르지만, 핵심은 순서예요. 무엇을 먼저 해야 하는지가 성패를 가르죠.
🎯이 글의 대상
이 가이드는 컨퍼런스 기획자, AC(액셀러레이터) 담당자를 위해 작성했어요. 컨퍼런스를 처음 기획하거나, 체계적인 프로세스가 필요한 분들을 위한 내용이에요.
기획 단계 개요
4단계 프로세스
| 단계 | 기간 | 핵심 활동 |
|---|---|---|
| 기획 | D-12주~D-8주 | 목표, 아젠다, 예산 |
| 준비 | D-8주~D-4주 | 연사, 장소, 홍보 |
| 실행 | D-4주~D-1일 | 등록, 리허설, 최종 점검 |
| 운영 | D-Day~D+2주 | 당일 운영, 후속 조치 |
규모별 준비 기간
| 규모 | 참가자 | 권장 준비 기간 |
|---|---|---|
| 소규모 | 50명 이하 | 6-8주 |
| 중규모 | 50-200명 | 10-12주 |
| 대규모 | 200명 이상 | 16-20주 |
1단계: 기획 (D-12주~D-8주)
Week 12-11: 목표 설정
확정해야 할 것:
- 컨퍼런스 목적 (브랜딩/네트워킹/담론형성)
- 타겟 청중 정의
- 예상 규모 (참가자 수)
- 대략적 일정 (날짜, 시간)
- 예산 범위
핵심 질문:
| 질문 | 왜 중요한가 |
|---|---|
| 왜 이 컨퍼런스를 하는가? | 모든 의사결정의 기준 |
| 누가 와야 하는가? | 연사/홍보 방향 결정 |
| 성공하면 뭐가 달라지는가? | KPI 설정 기준 |
Week 10-9: 아젠다 설계
📘 정의: 아젠다 설계가 먼저인 이유
아젠다 = 컨퍼런스의 뼈대
아젠다가 확정되어야:
- 어떤 연사가 필요한지 알 수 있고
- 어떤 홍보 메시지를 쓸지 알 수 있고
- 몇 시간이 필요한지 알 수 있어요
아젠다 없이 연사 섭외 = 방향 없는 항해예요
아젠다 설계 체크리스트:
- 메인 아젠다 확정 (DTSA 검증)
- 세션 구성 (키노트/패널/워크숍)
- 세션별 시간 배분
- 각 세션의 하위 질문 설계
- 연사 프로필 정의 (누가 필요한가)
Week 9-8: 예산 수립
| 항목 | 비중 | 포함 내용 |
|---|---|---|
| 장소 | 25-35% | 대관료, 부대시설 |
| 연사 | 20-30% | 사례비, 교통/숙박 |
| F&B | 15-20% | 케이터링, 음료 |
| 마케팅 | 10-15% | 홍보물, 광고 |
| 기술 | 5-10% | 장비, 스트리밍 |
| 예비 | 10% | 돌발 상황 대비 |
2단계: 준비 (D-8주~D-4주)
Week 8-6: 연사 섭외
연사 섭외 프로세스:
- 연사 후보 리스트 작성 (우선순위 A/B/C)
- 1차 연락 발송 (A급부터)
- 응답 대기 (1주)
- 팔로업 또는 B급 연락
- 확정 연사와 세부 조율
- 계약/사례비 협의
연사 확정 마감: D-4주 전 (늦어도)
→→ 연사 섭외 이메일 템플릿
Week 7-5: 장소 확보
| 체크포인트 | 확인 사항 |
|---|---|
| 수용 인원 | 예상 참가자 + 20% 여유 |
| 접근성 | 대중교통, 주차 |
| 시설 | 음향, 조명, 스크린 |
| 케이터링 | 내부 가능 여부, 외부 반입 |
| 비용 | 대관료, 추가 비용 |
Week 6-4: 홍보 시작
홍보 채널 체크:
- 랜딩페이지/등록 페이지 오픈
- 이메일 뉴스레터 발송
- SNS 채널 홍보
- 파트너/커뮤니티 공유
- 언론 보도자료 (대규모 시)
등록 오픈: D-6주~D-4주
3단계: 실행 (D-4주~D-1일)
Week 4-3: 등록 관리
| 항목 | 할 일 |
|---|---|
| 등록 현황 | 일일 모니터링 |
| 중간 점검 | 목표 대비 달성률 |
| 부스트 | 필요시 추가 홍보 |
| 리마인더 | 등록자 확인 메일 |
Week 2: 리허설 & 최종 점검
리허설 체크:
- 연사 브리핑 완료
- 발표 자료 수합
- 기술 테스트 (음향, 영상, 슬라이드)
- 진행 스크립트 확정
- 스태프 역할 배정
최종 점검:
- 등록 마감 및 참가자 확정
- 네임택/자료 인쇄
- 케이터링 최종 확정
- 비상 연락망 공유
D-1일: 현장 세팅
| 시간 | 할 일 |
|---|---|
| 오전 | 장소 도착, 배치 확인 |
| 오후 | 장비 설치, 기술 테스트 |
| 저녁 | 최종 워크스루, 스태프 브리핑 |
4단계: 운영 (D-Day~D+2주)
D-Day 타임라인 (예시)
| 시간 | 활동 | 담당 |
|---|---|---|
| -2h | 스태프 집합, 최종 점검 | 전체 |
| -1h | 등록 데스크 오픈 | 등록팀 |
| -30m | 연사 도착 확인 | 연사 담당 |
| 0 | 행사 시작 | MC/진행 |
| 중간 | 세션 진행, 시간 관리 | 무대 담당 |
| +휴식 | 네트워킹, 다음 세션 준비 | 전체 |
| 종료 | 폐회, 철수 | 전체 |
D+1~D+3일: 즉시 후속
즉시 처리:
- 설문 발송 (24시간 내)
- 참가자 감사 메일
- 연사 감사 메일
- SNS 후기 모니터링
- 미디어 클리핑
D+1~2주: 분석 & 보고
성과 분석:
- 설문 결과 정리
- KPI 달성률 계산
- 예산 정산
- 성과 보고서 작성
- 다음 행사 개선점 도출
기획 문서 템플릿
1페이지 기획서
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[컨퍼런스명] 기획서
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■ 개요
- 일시: YYYY.MM.DD (요일) HH:MM-HH:MM
- 장소: [장소명]
- 규모: [예상 참가자 수]명
■ 목적
- [핵심 목적 1문장]
- 성공 기준: [KPI]
■ 아젠다
- 메인 주제: [아젠다]
- 세션 구성: [키노트 X개, 패널 X개]
■ 타겟 청중
- [청중 프로필]
■ 예산
- 총 예산: [금액]
- 수입: 티켓 [금액] + 스폰서 [금액]
■ 핵심 마일스톤
- D-8주: 연사 확정
- D-4주: 홍보 마감
- D-1주: 리허설
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흔한 실수
피해야 할 것
| 실수 | 결과 | 예방 |
|---|---|---|
| 아젠다 없이 연사 섭외 | 방향 없는 행사 | 아젠다 먼저 |
| 너무 늦은 홍보 | 등록 저조 | D-6주 전 시작 |
| 리허설 생략 | 당일 혼란 | 최소 기술 테스트 |
| 버퍼 시간 없음 | 지연 누적 | 세션 간 10분+ |
| 후속 조치 지연 | 기회 손실 | 24시간 내 설문 |
📊Case Study: 100명 규모 컨퍼런스 타임라인 실제 사례
D-12주: 목적/청중 정의, 날짜 확정 D-10주: 아젠다 설계, 연사 후보 리스트 D-8주: 연사 섭외 시작, 장소 답사 D-6주: 연사 3/5 확정, 장소 계약, 홍보 시작 D-4주: 연사 전원 확정, 등록 중간 점검 (60%) D-2주: 등록 마감 (95%), 연사 브리핑 D-1주: 리허설, 자료 인쇄 D-Day: 행사 진행 D+1일: 설문 발송, SNS 모니터링 D+2주: 성과 보고서 완성
결과: 참석률 85%, NPS 58
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마지막 업데이트: 2026-01-26