네트워킹 이벤트 운영 실무: 체크리스트와 역할 가이드

좋은 설계도 운영이 없으면 무용하다. BRIDGE 프레임워크로 완벽하게 설계해도, 당일 운영이 흐트러지면 연결은 일어나지 않는다. 운영 인력의 역할, 노쇼 대응, MC 스크립트까지 — 현장에서 바로 쓸 수 있는 실무 가이드.

🎯이 글의 대상

이 가이드는 네트워킹 이벤트 운영 담당자, AC 운영팀, 이벤트 스태프를 위해 작성되었습니다. 당일 현장 운영과 문제 대응을 담당하는 분들을 위한 내용입니다.

EpicStage

스타트업 이벤트 전문 기획사

네트워킹 이벤트 100+ 운영

운영 인력 역할 정의

필수 인력과 역할

역할	인원	책임
MC	1명	오프닝/클로징, 시간 안내, 분위기 전환
퍼실리테이터	2~4명	테이블 순회, 대화 연결, 고립자 케어
등록 데스크	1~2명	체크인, 네임택 배부, 안내
VIP 담당	1명	주요 투자자/연사 케어, 동선 관리

퍼실리테이터 상세 역할

📘 정의: 퍼실리테이터 = 보이지 않는 연결자

퍼실리테이터는 **"보이지 않는 연결자"**다. 눈에 띄지 않게 돌아다니면서, 연결이 일어나도록 조율한다.

배치 비율: 참가자 25~30명당 1명

구체적 임무:

임무	행동
고립자 발견	혼자 서 있거나 핸드폰만 보는 참가자를 찾는다
대화 연결	"○○님, △△님 만나보셨어요? 두 분 다 헬스케어 관심 있으시던데요"
그룹 분산	한 그룹이 너무 오래 뭉쳐 있으면 "다른 분들도 만나보실 시간이에요"
정보 수집	"오늘 좋은 분 만나셨어요?" 물어보고, 성공 사례 발굴
문제 해결	명찰 분실, 음식 부족, 화장실 위치 등 현장 이슈 대응

노쇼 대응 플랜 B

📘 정의: 노쇼율의 현실

사전 등록자의 15~30%는 노쇼한다. 매칭 시스템을 운영 중이라면 노쇼가 치명적일 수 있다.

무료 행사 노쇼율: 약 30% 1만원 유료 시 노쇼율: 10% 이하

사전 예방

방법	효과
리마인더 발송	D-3, D-1, D-day 오전에 문자/카톡
유료화 또는 디파짓	노쇼율 30% → 10% 이하로 감소
노쇼 페널티 안내	"노쇼 시 다음 행사 참가 제한" 사전 안내
대기자 명단 운영	정원의 10~15%를 대기자로 확보

당일 대응

상황	대응
오버부킹	예상 노쇼율만큼 오버부킹 (50명 기준 → 55~60명 확정)
유동 매칭존	매칭 깨진 참가자를 위한 "오픈 테이블" 운영
퍼실리테이터 개입	노쇼로 혼자 된 참가자를 다른 그룹에 연결
실시간 조정	매칭 앱 사용 시 즉시 다른 참가자로 대체 매칭

매칭 붕괴 시 비상 프로토콜

시나리오: 투자자 3명이 동시 노쇼, 스타트업 9팀이 매칭 없이 남음

해당 스타트업에게 즉시 통보 ("죄송합니다, 매칭이 변경됐습니다")
남은 투자자에게 추가 미팅 요청 ("1팀 더 만나실 수 있으세요?")
스타트업끼리 크로스 매칭 제안 ("대신 다른 스타트업 대표님과 피드백 세션 어떠세요?")
유동 매칭존으로 안내

⚠️주의

가장 중요한 것: 솔직하게 소통

"노쇼가 발생해서 죄송합니다. 대신 이렇게 대응하겠습니다." 숨기거나 얼버무리면 신뢰가 무너진다.

사전 설문 템플릿

참가 신청 시 수집해야 할 정보다.

기본 정보

이름, 소속, 직함
이메일, 연락처

BRIDGE 정보 (핵심)

Before — 목표를 묻는다:

Q: 오늘 행사에서 달성하고 싶은 목표는 무엇인가요?
[ ] 투자자 미팅
[ ] 파트너십/협업 기회 발굴
[ ] 채용/인재 탐색
[ ] 업계 동향 파악
[ ] 멘토링/조언 구하기
[ ] 기타

Q: 오늘 만나고 싶은 사람을 구체적으로 묘사해주세요.
예: "동남아 진출 경험이 있는 시리즈 A 이상 스타트업 대표"

Relevance — 매칭 정보를 묻는다:

Q: 관심 분야를 선택해주세요.
[ ] AI/ML [ ] 핀테크 [ ] 헬스케어 [ ] 이커머스
[ ] B2B SaaS [ ] 모빌리티 [ ] 푸드테크 [ ] 에듀테크 [ ] 기타

Q: 현재 스테이지는?
[ ] 아이디어 [ ] 프리시드 [ ] 시드 [ ] 시리즈 A
[ ] 시리즈 B+ [ ] 투자자 [ ] 대기업 [ ] 기타

Give First — 기여를 묻는다:

Q: 다른 참가자에게 도움이 될 수 있는 당신의 전문성/경험은?
예: "B2B 세일즈 10년 경험", "동남아 법인 설립 경험"

Q: 공유할 수 있는 리소스가 있다면?
예: "우리 오피스 회의실", "법률 자문 네트워크"

Extend — 후속 연결 동의:

Q: 행사 후 연락처 공유에 동의하시나요?
[ ] 전체 참가자에게 공개 가능
[ ] 매칭된 참가자에게만 공개
[ ] 비공개

네임택 디자인 가이드

📘 정의: 네임택 = 대화의 시작점

네임택은 명함에 적힌 정보 반복이 아니다. 대화의 시작점을 제공하는 도구다.

기본 레이아웃

┌────────────────────────────┐
│  홍길동 (Gil-dong Hong)    │  ← 이름 (큰 글씨, 30pt+)
│  ABC 스타트업 / CEO        │  ← 소속, 직함
│                            │
│  [AI] [투자유치] [해외진출] │  ← 관심사/목표 아이콘
│                            │
│  Ask me about:             │  ← 대화 시작점
│  "B2B 세일즈"              │
│                            │
│  [QR코드]                  │  ← 프로필 링크
└────────────────────────────┘

색상 코드 (역할 구분)

색상	역할
파랑	스타트업
초록	투자자
노랑	대기업/기관
보라	멘토/전문가
흰색	기타

아이콘 범례 (테이블에 비치)

섹터 아이콘: AI/ML, 핀테크, 헬스케어, 이커머스, B2B SaaS 등 목표 아이콘: 투자 유치 중, 파트너십 탐색, 채용 중, 해외 진출, 멘토링 제공 등

대화 시작 질문 카드

테이블에 4~5장 배치한다.

비즈니스 질문

"요즘 가장 집중하고 있는 일은 무엇인가요?"
"최근 가장 어려웠던 의사결정은 무엇이었나요?"
"6개월 후에 어디까지 가고 싶으신가요?"

개인적 질문 (깊이를 위해)

"이 일을 시작하게 된 계기가 궁금해요."
"최근 읽은 책 중 추천할 만한 것은?"

연결 질문 (Give First)

"제가 연결해드릴 만한 분이 있을까요?"
"제가 도움이 될 수 있는 부분이 있을까요?"

행사 당일 MC 스크립트

오프닝 (네트워킹 안내)

"오늘 행사에는 [N]명이 참석해주셨습니다.
스타트업 [N]팀, 투자자 [N]명, 대기업 [N]명 구성입니다.
네트워킹 시간은 [N]시부터 [N]시까지 [N]분입니다.

몇 가지 안내드립니다.

첫째, 명찰을 확인해주세요.
색상은 역할을, 아이콘은 관심사를 나타냅니다.

둘째, 테이블에 질문 카드가 있습니다.
대화 시작이 어려우시면 활용해주세요.

셋째, 사전 설문에서 적어주신 '오늘 만나고 싶은 사람'을 찾아보세요.

넷째, [N]분 후에 한 번 자리를 바꾸시도록 안내드리겠습니다.

자, 그럼 시작하겠습니다!
가장 가까이 계신 분과 인사 나눠보세요."

중간 전환 안내

"[N]분이 지났습니다.

지금 대화 중이신 분과 마무리 인사를 나누시고,
새로운 분과 대화를 시작해보세요.

아직 투자자/스타트업을 못 만나셨다면,
[색상] 명찰을 찾아가보세요."

클로징

"네트워킹 시간이 마무리됩니다.

오늘 만나신 분들과 연락처 교환하셨나요?
아직이라면 지금 해주세요.

중요한 안내입니다.
48시간 내에 팔로업 메시지를 보내세요.
72시간이 지나면 연결이 식습니다.

오늘 참가자 명단은 내일 이메일로 공유해드립니다.
궁금한 점은 [담당자]에게 문의해주세요.

오늘 만드신 연결이 좋은 결과로 이어지길 바랍니다.
감사합니다!"

팔로업 메시지 템플릿

24시간 내 감사 메시지

[이름]님, 안녕하세요.

어제 [행사명]에서 만나 뵙게 되어 반가웠습니다.
[대화 주제]에 대한 이야기가 특히 인상 깊었습니다.

말씀하신 [구체적인 내용]과 관련해서
후속 대화를 나눠보고 싶습니다.

다음 주 중 편하신 시간에 커피/줌 미팅 하실 의향이 있으신가요?

[이름] 드림

리소스 공유 메시지

[이름]님, 안녕하세요.

어제 말씀드린 [주제] 관련 자료입니다.
[링크/첨부파일]

도움이 되셨으면 좋겠습니다.
추가로 궁금한 점 있으시면 편하게 연락 주세요.

[이름] 드림

소개 연결 메시지 (Give First)

[이름 A]님, [이름 B]님, 안녕하세요.

두 분을 연결해드리고 싶어서 메일 드립니다.

[이름 A]님은 [간단한 소개]이시고,
[이름 B]님은 [간단한 소개]이십니다.

[연결하는 이유]로 두 분이 대화하시면
서로에게 도움이 될 것 같아서 소개드립니다.

저는 빠지겠습니다.
좋은 대화 나누시길 바랍니다!

[이름] 드림

당일 운영 체크리스트

행사 전 (-3시간)

현장 도착, 세팅 확인
등록 데스크 준비 (네임택, 명단)
허브(음료/충전) 배치 확인
스탠딩/시팅 테이블 배치 확인
질문 카드 테이블 배치
AV 장비 테스트 (마이크, 스피커)
퍼실리테이터 브리핑

행사 중

등록 순조로운지 확인
고립자 없는지 순회 (퍼실리테이터)
시간 블록 전환 MC 안내
VIP 동선 관리
노쇼 발생 시 대응
음료/음식 상태 확인

행사 후

참가자 퇴장 안내
명함 교환 마지막 기회 안내
48시간 팔로업 안내 재강조
현장 정리
참가자 명단 정리 (D+1 공유)