컨퍼런스 운영 실무: D-90부터 D+7까지
"좋은 기획은 좋은 운영으로 완성된다." 담론을 설계했으면, 이제 현장에서 실현해야 한다. D-90부터 D+7까지, 컨퍼런스 운영의 모든 단계를 다룬다.
🎯이 글의 대상
이 가이드는 컨퍼런스 기획자, 운영 담당자, 프로젝트 매니저를 위해 작성되었습니다. 기획부터 사후 관리까지 전체 운영을 담당하는 분들을 위한 내용입니다.
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스타트업 이벤트 전문 기획사
컨퍼런스 50+ 기획 및 운영
운영 타임라인 개요
📘 정의: 컨퍼런스 운영 4단계
1. 기획 단계 (D-90 ~ D-30): 주제, 연사, 장소, 예산 확정 2. 준비 단계 (D-30 ~ D-7): 세부 운영 계획, 홍보, 최종 점검 3. 실행 단계 (D-Day): 현장 운영, 비상 대응 4. 사후 단계 (D+1 ~ D+7): 콘텐츠 확산, 회고, 팔로업
D-90: 3개월 전 체크리스트
기획 확정
- 대주제 확정 (DTSA 검증)
- 하위 질문 3~5개 설정
- 날짜/장소 확정
- 예산 수립 (예비비 10% 포함)
- 핵심 연사 리스트업 (10명+)
예산 항목 체크
| 카테고리 | 항목 |
|---|---|
| 장소/시설 | 대관비, 무대/조명/음향, 전기/인터넷 |
| 연사 | 사례비, 항공/KTX, 숙박, 의전 차량 |
| 케이터링 | 다과/음료, 점심/저녁, 네트워킹 리셉션 |
| 마케팅 | 광고비, 인쇄물, 영상 제작, SNS 운영 |
| 기술 | 녹화/스트리밍, 등록 시스템, Wi-Fi |
| 운영 | 스태프 인건비, 보험, 예비비 (10%) |
D-60: 2개월 전 체크리스트
- 연사 섭외 시작 (1순위부터)
- 스폰서 영업
- 참가자 모집 시작
- 웹사이트/등록 시스템 오픈
- 홍보 콘텐츠 제작 시작
연사 섭외 진행 관리
| 상태 | 액션 |
|---|---|
| 1순위 연락 완료 | 회신 대기, 3일 후 리마인드 |
| 협상 중 | 시간/내용/사례비 조율 |
| 확정 | 확인서 교환, 필요 정보 수집 |
| 거절 | 2순위 연락, 추천 요청 |
D-30: 1개월 전 체크리스트
- 연사 확정 (최종)
- 세션 포맷 확정
- 타임테이블 확정
- 모더레이터 섭외
- 홍보 본격화
- 등록 현황 점검
타임테이블 설계 원칙
📘 정의: 타임테이블 설계 원칙
- 에너지 곡선 고려: 오후 2~3시에 가장 집중력 떨어짐 → 인터랙티브 세션 배치
- 휴식 충분히: 세션 사이 최소 15분 휴식
- 네트워킹 시간 확보: 총 시간의 30% 이상
- 클라이맥스 배치: 가장 강력한 세션을 오프닝 또는 클로징에
세션 포맷별 시간 배분
| 포맷 | 총 시간 | 구성 |
|---|---|---|
| 키노트 | 30분 | 소개 2분 + 발표 20분 + Q&A 8분 |
| 파이어사이드 챗 | 45분 | 소개 2분 + 대담 35분 + Q&A 8분 |
| 패널 토론 | 60분 | 소개 5분 + 오프닝 5분 + 토론 35분 + Q&A 10분 + 클로징 5분 |
D-14: 2주 전 체크리스트
- 연사 사전 미팅 일정 확정
- 모더레이터 질문지 작성
- 현장 운영 매뉴얼 작성
- 기술 테스트 (음향, 영상, 네트워크)
- 스태프 역할 배정
- 비상 연락망 작성
현장 운영 매뉴얼 구성
1. 개요
- 행사 정보 (일시, 장소, 참가 규모)
- 핵심 연락처
2. 동선
- 참가자 동선
- 연사 동선
- 스태프 동선
3. 역할 분담
- 등록 담당
- 연사 케어 담당
- 기술 담당
- 네트워킹 담당
- 비상 대응 담당
4. 비상 대응
- 기술 문제
- 연사 노쇼
- 의료 비상
D-7: 1주 전 체크리스트
- 최종 리허설
- 비상 연락망 확인
- 케이터링 최종 확인
- 참가자 안내 발송 (장소, 시간, 준비물)
- 연사 리마인드
- 현장 물품 체크 (네임택, 안내문, 현수막)
연사 리마인드 체크
| 연사 | D-7 리마인드 | 사전 미팅 | 슬라이드 | 비상 연락처 |
|---|---|---|---|---|
| A 대표 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| B 심사역 | ✅ | ✅ | N/A | ✅ |
| C 교수 | ✅ | ⏳ | ✅ | ✅ |
D-Day: 당일 운영
당일 타임라인
| 시점 | 액션 | 담당 |
|---|---|---|
| -2시간 | 현장 도착, 최종 기술 체크 | 프로듀서 |
| -1시간 | 연사 도착, 대기실 안내 | 연사 케어 |
| -30분 | 참가자 등록 시작 | 등록 데스크 |
| -15분 | 연사 무대 위치 확인, 마이크 테스트 | 프로듀서 |
| 시작 | 오프닝 | MC |
| 진행 중 | 타임키핑, 기술 모니터링, SNS 운영 | 각 담당 |
| 종료 | 클로징, 네트워킹 유도 | MC |
| +1시간 | 네트워킹 운영 | 퍼실리테이터 |
| +2시간 | 현장 정리, 녹화 확인 | 프로듀서 |
역할 분담
| 역할 | 담당 | 책임 |
|---|---|---|
| MC | 진행자 | 오프닝/클로징, 세션 연결, 분위기 조성 |
| 프로듀서 | 운영 총괄 | 타임키핑, 기술 문제 대응, 스태프 조율 |
| 연사 케어 | 전담 | 연사 영접, 대기실 안내, 당일 케어 |
| 등록 데스크 | 스태프 | 참가자 등록, 네임택 배부 |
| 기술 담당 | 스태프 | 마이크, 프로젝터, 녹화 모니터링 |
| SNS 담당 | 스태프 | 실시간 중계, 사진 촬영 |
비상 상황 대응
기술 문제
| 상황 | 예방 | 대응 |
|---|---|---|
| 마이크 불량 | 사전 테스트, 백업 2개 | 즉시 교체 |
| 프로젝터 연결 | 어댑터 다양하게, 백업 노트북 | 백업 장비 |
| 네트워크 장애 | 유선 백업, 슬라이드 사전 로딩 | 오프라인 진행 |
| 녹화 문제 | 이중 녹화, 사전 테스트 | 백업 장비 |
연사 문제
| 상황 | 예방 | 대응 |
|---|---|---|
| 노쇼 | D-1 확인, 비상 연락처 | 순서 조정, 백업 연사 |
| 지각 | 여유 시간 배치 | 순서 변경, 네트워킹 시간 확대 |
| 준비 안 됨 | 사전 미팅 | 모더레이터가 질문으로 리드 |
| 시간 초과 | 타임키핑 신호 | MC 개입, 강제 종료 |
참가자 문제
| 상황 | 대응 |
|---|---|
| 등록 혼잡 | 추가 데스크 오픈, 셀프 등록 안내 |
| 좌석 부족 | 추가 의자, 스탠딩 공간 안내 |
| 의료 비상 | 응급 키트, 119 연락, 대피로 확보 |
D+1 ~ D+7: 사후 단계
D+1: 즉시 처리
- 연사 감사 메시지 발송
- 참가자 설문 발송
- 현장 사진/영상 백업
- 녹화 파일 확인
- 소셜 미디어 하이라이트 포스팅
D+3: 콘텐츠 제작 시작
- 하이라이트 영상 편집 시작
- 세션별 풀영상 편집
- 현장 사진 정리 및 공유
- 세션 요약 아티클 작성
D+7: 회고 및 팔로업
- 참가자 설문 결과 분석
- 회고 문서 작성
- 녹화 영상 공유 (연사에게)
- 스폰서 결과 리포트
- 팀 회고 미팅
콘텐츠 확산 전략
콘텐츠화 원칙
📘 정의: 콘텐츠화 3원칙
- 풀버전 + 하이라이트: 풀버전(30
60분)과 하이라이트(35분) 두 버전 제작 - 첫 30초가 승부: 썸네일과 첫 30초에 가장 강력한 순간 배치
- 자막 필수: 무음으로 보는 사람이 많다
배포 채널별 전략
| 채널 | 콘텐츠 유형 | 목적 |
|---|---|---|
| YouTube | 풀버전 | 검색 유입, 아카이빙 |
| 하이라이트, 인사이트 | 전문가 타겟 | |
| Instagram/TikTok | 1분 이내 클립 | 바이럴, 인지도 |
| 뉴스레터 | 요약 + 링크 | 커뮤니티 유지 |
후속 콘텐츠 캘린더
| 시점 | 콘텐츠 |
|---|---|
| Week 1 | 하이라이트 영상, 현장 사진, 참가자 후기 |
| Week 2-4 | 세션별 풀영상, 요약 아티클 |
| Month 2 | 연사 후속 인터뷰, 딥다이브 콘텐츠 |
| Month 3 | "그 후 어떻게 됐나" 팔로업 |
성과 측정
정량 KPI
| 카테고리 | 지표 |
|---|---|
| 참가 | 등록자 수, 참석률, 세션별 참석 |
| 콘텐츠 | 영상 조회수, 아티클 조회수, SNS 도달 |
| 만족도 | 참가자 만족도 (5점 척도), NPS, 재참가 의향 |
정성 평가: 담론 영향
📘 정의: 담론 영향 평가 질문
- 컨퍼런스가 끝난 후 새로운 논쟁이 시작됐는가?
- 미디어에서 우리 컨퍼런스의 담론을 인용했는가?
- 참가자들이 "그때 그 이야기"를 계속 언급하는가?
- 후속 행사나 콘텐츠 요청이 있었는가?
피드백 수집
정량 피드백 (설문)
- 행사 직후 발송 (24시간 이내)
- 짧게 (5분 이내 완료)
- 핵심 질문: 만족도, 가장 좋았던 세션, 개선 요청
정성 피드백 (인터뷰)
- 핵심 참가자 5~10명 전화/대면 인터뷰
- "가장 기억에 남는 순간은?"
- "아쉬웠던 점은?"
- "다음에 다뤄줬으면 하는 주제는?"
회고 문서 템플릿
# [컨퍼런스명] 회고 문서
## 1. 개요
- 일시:
- 장소:
- 참가자 수:
- 예산 집행:
## 2. 성과
### 정량 KPI
| 지표 | 목표 | 실제 |
|------|------|------|
| 등록자 | | |
| 참석률 | | |
| 만족도 | | |
### 정성 평가
- 담론 형성 여부:
- 미디어 반응:
- 참가자 반응:
## 3. 잘된 점 (Keep)
-
-
## 4. 아쉬운 점 (Problem)
-
-
## 5. 다음을 위한 제안 (Try)
-
-
## 6. 피드백 요약
### 좋았던 점
-
### 개선 요청
-
시리즈화 전략
📘 정의: 성공한 컨퍼런스 = 시리즈
시리즈가 되면 브랜드가 된다.
시리즈 형태:
- 연간 컨퍼런스: 매년 같은 시기에 개최
- 분기별 밋업: 컨퍼런스 사이에 작은 모임
- 테마 시리즈: 하위 주제별로 별도 행사
Slush, Web Summit, TechCrunch Disrupt가 모두 시리즈다.
커뮤니티 연결
컨퍼런스는 일회성 이벤트지만, 커뮤니티는 지속적이다.
연결 방법:
- 카카오톡/슬랙 그룹
- 뉴스레터 구독
- 다음 행사 사전 알림
담론이 커뮤니티 안에서 계속 이어지도록 설계하라.
관련 가이드
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컨퍼런스 운영 문의마지막 업데이트: 2026-01-26